No lo soporto más, tengo reuniones para preparar las reuniones preparatorias de las reuniones ¡no puede ser! Lo más gracioso es casi no diferencio unas de otras, de todas salen tareas que tengo que hacer ¡pero no tengo tiempo para ninguna! ¡Ya que tengo otra y otra reunión!

Esto es un poco exagerado, no te engaño, no soy una ministra, y para que en trabajo social lleguemos a objetivos excelentes la red de trabajo, el consenso y el trabajo en equipo es muy importante, y no, esto no está sobrevalorado, sino que es fundamental.

Según mi experiencia existen tres momentos decisivos a la hora de enfrentarnos a una sesión de trabajo en equipo, independientemente si te han convocado o eres tú la persona que convoca, pero voy a ponerme en la hipótesis que es a ti a quien le toca convocar reuniones.

Qué pasos dar para convocar una sesión de trabajo en equipo provechosa.

Reuniones diferetes; generando conocimiento

Reuniones diferetes; generando conocimiento

Paso 1: Prepararla

Esto te puede parecer de perogrullo pero es el hito que va a marcar el éxito o fracaso de la sesión.

Ten claro el objetivo y sé fiel a él.

No hay nada más horroroso que asistir a una reunión sin un objetivo claro sintiendo que no haces nada allí y que tienes encima de la mesa un millón de asuntos.

La convocatoria con las personas adecuadas.

Los equipos multidisciplinarios, y de diversas características es parte de la fórmula del éxito, pero porque exista una miscelanea de perfiles no tiene que ser lo mejor, debes convocar a las personas que verdaderamente puedan aportar a la consecución del objetivo. Y por supuesto prepararlas para que su proactividad en el grupo sea la deseable.

La convocatoria debes hacerla con el tiempo suficiente y asegurarte que las personas interesadas la reciben y confirman asistencia. Este es un momento peliagudo ¡sólo un 30% contesta! Y siempre hay alguien que no le cuadra la agenda y tienes que manejar varias fechas, horarios y ubicaciones.

Medita y prepara tu modus operandi

Piensa, piensa, piensa; prepara, prepara, prepara; estrategia, estrategia, estrategia.

Paso 2: Llega el día de la reunión. Día D hora H

Abre mentes

Ahora llega el momento de la implementación, de sacar lo mejor de ti, y conseguir tu objetivo, todo el equipo está sentado, expectante (o no), para escuchar lo que se espera de él. No lo dudes todo el mundo trae ideas preconcebidas de lo que vas a tratar (recuerda que ya se lo has explicado en la convocatoria), y te puedes encontrar actitudes proactivas y reactivas, positivas o negativas, y tú lo que necesitas es conseguir tu objetivo.

Según la situación puedes comenzar la sesión:

  • Con una introducción motivadora, arengando al equipo
  • Con un ejercicio de relajación, seguro que descoloca al personal. Te paso pautas en este vídeo.
  • Con un vídeo corto que de forma más o menos subliminal encaje en los objetivos de la reunión. En algunas de mis últimas reuniones he utilizado este de Balteco, tiene muchas interpretaciones y es genial.
  • Con una pequeña dinámica para romper el hielo. (pero bien preparada que hay veces que el miedo al ridículo puede ponerse en tu contra), de las últimas que he vivido ha sido una contando algo memorable que nos haya pasado en la última semana.

Centra la atención

Deja claros los objetivos, puede ser reiterativo lo que te digo pero hay ocasiones que en mitad de las reuniones te das cuenta que hay miembros del equipo que buscan otras metas, y puede ser por mal entendimiento del objetivo, redirige todas las veces que haga falta hacia lo que quieras conseguir.

Deja hablar

Las reuniones además de ser útiles para consensuar muchas cosas, su resultado debe ser el aporte de muchas visiones complementarias a un objetivo, si no trabajaría sola, esa es la riqueza de esto, busca un proceso donde pueda participar el que lo desee, y que todo el mundo pueda aportar, ya haremos aglutinados en los acuerdos o en las conclusiones.

Reuniones diferentes

A parte de vivir sesiones más operativas, las horrorosas comisiones de calidad y las más informales, últimamente me han convocado a sesiones que merecen apartados especiales:

Otras reuniones

World Café

Laboratorios de ideas o Think tank

Sesión de Synectics y activación psicológica de la creatividad

Mapa de influencias

Trabajo con las manos: LEGO® SERIOUS PLAY®

Paso 3: La Post reunión

Bueno, ya crees que se acabó ¡NO es así! Ahora llega el trabajo duro, recuerda que hablamos de tres fases fundamentales de las reuniones y esta es la que le debes dejar un espacio más amplio en tu agenda.

El acta

Debe ser simple, que recoja fielmente lo que se ha tratado, y con ítem muy sencillos, como:

  • Datos generales; lugar, fecha, hora, asistentes, ausentes
  • Orden del día
  • Desarrollo y acuerdos
    • Revisión y aprobación del acta de la reunión anterior (si proceden)
    • Seguimiento y actualización de tareas en curso (si proceden)
    • Temas de la convocatoria (descripción, acuerdos y tareas)
  • Planificación de las próximas reuniones (si proceden)
  • Anexos (si proceden)

Además recuerda que debes dar un feedback al grupo con esta información sin dejar que se enfríe mucho.

Las conclusiones, los acuerdos y las tareas

He unido estos ítem porque están enlazados entre sí, las conclusiones deben ser claras, que te lleven a los acuerdos, no tienen por qué ser todos los que te hayas propuesto, pero sí consensuados y de estos se desglosan las tareas a realizar por cada miembro del grupo, eso sí con plazos y seguimiento.

Descargas

Aquí te dejo documentación que te puedes descargar para tus reuniones diferentes:

Convocatoria de reunión – Acta de reunión – Tabla de tareas

Imágen Vía |Freepik